Den Antrag stellst du als Arbeitgeber bei der Agentur für Arbeit an deinem Betriebssitz, und er muss dort sein, bevor die Weiterbildung beginnt. Die Bundesagentur beschreibt den Weg in drei Schritten: Beratung beim Arbeitgeber-Service, Antrag mit Unterlagen, nach dem Ende der Weiterbildung die Schlusserklärung.
Unten steht jeder Schritt so, wie ihn die Bundesagentur auf ihren Seiten und in ihren Formularen verlangt. Die Rechtsgrundlage ist § 82 SGB III, bekannt als Qualifizierungschancengesetz. Was es zahlt, steht auf der Seite zum Qualifizierungschancengesetz.
Bevor du anfängst, prüf die Weiterbildung und deine Leute
Ein Antrag lohnt nur, wenn die Grundbedingungen aus § 82 Absatz 1 stimmen. Die Weiterbildung muss mehr als 120 Stunden dauern, sie und ihr Träger müssen für die Förderung zugelassen sein, und sie muss mehr vermitteln als eine kurze Anpassung an den eigenen Arbeitsplatz. Eine Schulung für eine Software, die es nur in deinem Betrieb gibt, fördert die Agentur nicht. Das nennt sie selbst als Beispiel.
Bei der Person kommt es auf zwei Fristen an. Ihr Berufsabschluss liegt in der Regel mindestens zwei Jahre zurück, und in den zwei Jahren vor dem Antrag hatte sie keine Weiterbildung nach § 82. Für den Zuschuss zum Gehalt muss das Arbeitsverhältnis sozialversicherungspflichtig sein und mindestens bis zum Ende der Weiterbildung bestehen.
Zwei Ausschlüsse übersieht man leicht. Hast du für die Person Anspruch auf Kurzarbeitergeld, gibt es keinen Zuschuss zum Gehalt. Und Schulungen, zu denen dich Bundes- oder Landesrecht verpflichtet, fördert die Agentur gar nicht. Das versicherst du im Formular ausdrücklich.
Wann muss der Antrag bei der Agentur für Arbeit sein?
Vor Beginn der Weiterbildung. § 324 SGB III sagt allgemein, dass Leistungen der Arbeitsförderung nur erbracht werden, wenn sie vor dem Ereignis beantragt wurden, das sie auslöst. Auf dem Antragsformular für den Zuschuss zum Gehalt steht es noch einmal: rechtzeitig vor Beginn der Teilnahme, bei der Agentur für Arbeit an deinem Betriebssitz.
Eine verspätete Antragstellung kann die Agentur nur zulassen, um eine unbillige Härte zu vermeiden. Plan deinen Start nicht darauf. Die Bundesagentur rät, möglichst früh zu beantragen, weil sie dann verlässlicher vor dem Start entscheiden kann. Eine feste Bearbeitungszeit nennt sie nicht.
Welche Agentur für Arbeit ist zuständig?
Die Agentur, in deren Bezirk der Betrieb sitzt, in dem die Personalverantwortung für deine Leute liegt. So steht es in den Fachlichen Weisungen der Bundesagentur, für den Zuschuss zum Gehalt und für die Weiterbildungskosten gleich. Arbeitet jemand in einer Filiale und die Personalleitung sitzt in der Zentrale, entscheidet die Agentur am Sitz der Zentrale.
Hast du beim Arbeitgeber-Service noch keine feste Ansprechperson, erreichst du ihn kostenlos unter 0800 4 555520.
Schritt 1 ist das Gespräch mit dem Arbeitgeber-Service
Dort klärt die Agentur mit dir, welche Voraussetzungen in deinem Fall gelten. Für eine Beratung zu einer bestimmten Person braucht sie deren persönliche Daten und dafür eine Vollmacht. Das Muster gibt es als Formular, im eService kannst du die Vollmacht auch digital bei deinem Mitarbeiter anfordern. Ohne Vollmacht geht es mit einer Checkliste. Dann darf die Agentur nichts zu der Person speichern, und du gibst im Antrag alles neu an.
Auf der Checkliste stehen die Fragen, die im Gespräch kommen: Berufsabschluss und wann er erworben wurde, befristeter Vertrag, Alter ab 45 oder Schwerbehinderung, Kurzarbeit, Eingliederungszuschuss, frühere Förderung und die Zahl der Beschäftigten, Teilzeitkräfte anteilig. Wie du richtig zählst, steht unter Betriebsgröße.
Verbindliche Auskünfte zu Fördermöglichkeiten und Förderumfang gibt laut Bundesagentur nur dein Arbeitgeber-Service vor Ort. Das gilt auch für uns. Wir rechnen dir die Förderung vorher durch, entscheiden tut die Agentur.
Welche Unterlagen braucht die Agentur für Arbeit?
Für die Förderung einzelner Beschäftigter kommen diese Formulare der Bundesagentur zusammen:
| Unterlage | Wer ausfüllt und unterschreibt |
|---|---|
| Antrag auf Arbeitsentgeltzuschuss | du, entfällt bei Eingabe im eService |
| Arbeitnehmererklärung zum Antrag | dein Mitarbeiter |
| Trägerbescheinigung | der Bildungsträger |
| Fragebogen für Beschäftigte | dein Mitarbeiter |
| Bescheinigung des Beschäftigungsbetriebes | du |
| Vollmacht | dein Mitarbeiter, wenn du für ihn einreichst |
| Schlusserklärung | du, erst nach dem Ende |
Im Antrag fragt die Agentur nach Betriebsnummer und Kundennummer, nach der Betriebsgröße, dem Bildungsträger mit Maßnahmenummer, Beginn, Ende und Umfang in Zeitstunden. Dazu kommen die vereinbarten Schulungszeiten für jeden Wochentag und daneben der Arbeitszeitrahmen aus dem Arbeitsvertrag mit Grundgehalt. Die Agentur gleicht beides ab und bezuschusst das Gehalt für die Zeit, in der dein Mitarbeiter wegen der Weiterbildung nicht arbeiten kann und du ihn unter Fortzahlung des Gehalts freistellst. Wie sie das rechnet, steht unter Zuschuss zum Gehalt.
Zeiten ohne Gehalt, etwa mit Krankengeld oder unbezahltem Urlaub, bringen keinen Zuschuss. Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld bleiben außen vor.
Den Antrag kannst du online im eService stellen oder als Formular. Online belegt die Agentur die spätere Schlusserklärung mit deinen Angaben vor, beim Formular gibst du alles noch einmal ein. Einen Bildungsgutschein braucht es bei Beschäftigten nicht zwingend. Sind du und dein Mitarbeiter einverstanden, kann die Agentur darauf verzichten, das kreuzt du in der Bescheinigung des Beschäftigungsbetriebes an.
Wer stellt den Antrag, du oder dein Mitarbeiter?
Beim Zuschuss zum Gehalt bist du der Antragsteller, das Geld geht auf das Geschäftskonto des Betriebs. Die Übernahme der Weiterbildungskosten ist im Gesetz eine Förderung des Mitarbeiters. Mit seiner Vollmacht reichst du seine Unterlagen mit ein, sonst schickt er sie selbst, auch über den eService für Privatpersonen.
Sollen mehrere Leute an derselben Weiterbildung teilnehmen, gibt es den Sammelantrag nach § 82 Absatz 5. Dann reicht ein Antrag für den Zuschuss zum Gehalt und die Lehrgangskosten, und die Leistungen gehen an dich. Das geht, wenn die Leute einen vergleichbaren Weiterbildungsbedarf haben und sie oder die Betriebsvertretung zustimmen. Der Sammelantrag hat eigene Unterlagen: eine Liste der Teilnehmenden, einen Erhebungsbogen, den jede Person selbst bestätigt, und Nachweise wie die Zulassung der Maßnahme. Spätestens drei Monate nach dem Ende weist du nach, dass du die Lehrgangskosten an den Bildungsträger gezahlt hast.
Nach dem Bescheid kommt die Schlusserklärung
Ob du die Förderung bekommst, entscheidet deine Agentur für Arbeit. Einen rechtlichen Anspruch darauf hast du nicht, das schreibt die Bundesagentur selbst. Mit der Bewilligung ist die Arbeit nicht vorbei. Tritt jemand die Weiterbildung nicht an, endet das Arbeitsverhältnis, sinkt das Gehalt oder zahlst du es nicht weiter, meldest du das der Agentur.
Innerhalb von drei Monaten nach dem Ende des Förderzeitraums reichst du die Schlusserklärung ein. Krankheitstage während der Weiterbildung ändern am Zuschuss nichts, solange du das Gehalt weiterzahlst.
Was wir dabei übernehmen
Den Papierkram machen wir. Wir füllen die Formulare aus, schreiben mit der Agentur für Arbeit und beantworten ihre Rückfragen. Du lieferst die Daten, unterschreibst mit deinen Leuten und schickst die Unterlagen ab, denn der Antrag kommt vom Arbeitgeber. Die Weiterbildung selbst führt ein zugelassener Bildungsträger durch, die Förderschmiede vermittelt sie und bereitet den Antrag vor.
Was die Agentur bei deiner Betriebsgröße zahlen kann, siehst du im Rechner. Im Erstgespräch gehen wir deinen Fall durch, bevor irgendein Formular ausgefüllt wird.